Nómina Electrónica

Cuando se elaboren los documentos de nómina electrónica o las notas de ajuste, estás deben considerar el siguiente proceso.

  • Cumplir con la estructura XML definida según anexo técnico 1.0 (no es formato estándar UBL 2.1).
  • El documento es un consolidado que se debe transmitir por empleado una vez al mes.
  • El tiempo de transmisión debe ser máximo hasta el décimo día del siguiente mes.
  • En caso de contingencia, se debe dejar registro y trazabilidad de la novedad y retransmitir el documento 48 horas después de resuelto el inconveniente tecnológico.
  • La resolución contempla el XML. La representación gráfica se define a demanda de la compañía, no es obligatoria su notificación.
  • Los documentos que se generen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del E.T. (Este artículo indica un período de 5 años).

¿Quiénes son los obligados a implementar Nomina electrónica?

“contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique”.

Hoja 9, Artículo 4, Resolución 0013.

Calendario de Implementación de Nómina Electrónica en Colombia

 “La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el artículo 6 de esta resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la presente resolución».

Ejemplo: Una empresa con más de 251 empleados, tiene la obligación de entregar la nómina electrónica del mes de Julio. Para el envío del reporte del XML a la DIAN, se contaría con un plazo máximo de transmisión hasta el 10 de agosto del 2021.

La tecnología hizo posible las grandes poblaciones; ahora las grandes poblaciones hacen que la tecnología sea indispensable


José Krutch

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