La gestión contable de obsequios a clientes o la justificación fiscal de un regalo plantea interrogantes comunes para las empresas. NumRot, especialista en facturación electrónica y documentos inteligentes, aborda un concepto esencial para la operatividad de los negocios: la factura de regalo.
Este documento es fundamental para la transparencia contable y el cumplimiento de las regulaciones fiscales. No se trata meramente de un comprobante de entrega; es una herramienta estratégica que permite el reconocimiento y registro adecuados de bienes o servicios otorgados sin un costo directo para el receptor. Desde estrategias de mercadeo hasta incentivos para empleados, la factura de regalo desempeña un papel vital en la salud financiera y la optimización fiscal de cualquier empresa.
Para asegurar que los regalos o cortesías comerciales se reflejen correctamente en la factura electrónica y cumplan con las directrices de la DIAN, es crucial activar y diligenciar las siguientes etiquetas o campos en el anexo técnico 1.9. Más allá de las tres etiquetas esenciales (FAW03, FAW04, FAW05) que la DIAN exige para la factura de regalo (cortesía comercial), es crucial entender que su correcta implementación implica una transformación profunda en la estructura de datos de la factura electrónica. Esto va más allá de solo rellenar campos; requiere modificaciones específicas en las líneas de detalle para reflejar adecuadamente el valor comercial del obsequio y el IVA asociado.
FAW03: Valor del Artículo de Servicio Este campo es fundamental porque representa el valor comercial del bien o servicio que estás obsequiando. Aunque el regalo no tenga un costo directo para tu cliente, la normativa fiscal colombiana exige que se calcule el IVA sobre el valor comercial del producto retirado de tu inventario. Este valor es determinante para el cálculo del IVA, sin importar si el costo del impuesto lo asume el cliente o la empresa.
FAW04: Moneda Aquí se debe indicar la divisa en la que se expresa el valor del artículo de servicio. Para transacciones en Colombia, lo habitual es utilizar «COP» (Pesos Colombianos). Este dato es vital para la correcta conversión y el registro contable de la operación.
FAW05: Código de la Medida de Unidad del Producto Este campo especifica la unidad de medida del bien o servicio regalado. Por ejemplo, si el obsequio es un único artículo, el código apropiado sería «UNI» para unidad. Otros códigos comunes incluyen «KGM» para kilogramos o «LTR» para litros, dependiendo de la naturaleza del bien. Incluir esta información asegura la estandarización y una interpretación precisa del tipo de producto obsequiado.
Caso 1: El cliente asume el IVA del regalo
Valor Unitario de regalo: 33,00.00 (No se refleja gráficamente en la Factura Electrónica)
IVA: 6,270.00 (19%)
Descuento: 0.00
Total a Pagar: 6,270.00
En este escenario, el regalo es entregado sin costo directo por el bien o servicio, pero la factura de regalo estipula que el receptor del obsequio debe asumir el IVA correspondiente. Esto implica que, aunque no hay un valor comercial por el ítem regalado, la factura reflejará un monto a pagar por concepto de IVA. Esta modalidad puede implementarse cuando la empresa opta por trasladar la carga tributaria del IVA al cliente.
La factura de regalo (cortesía comercial) debe ser clara y detallada, indicando un valor base del regalo en cero y el monto exacto del IVA que el cliente debe liquidar. La correcta emisión de este documento inteligente garantiza la legalidad de la transacción y la claridad para ambas partes. Si bien el regalo en sí es «gratis», el cliente incurre en un costo fiscal por el IVA. La normativa establece que, en el retiro de bienes del inventario para ser obsequiados, se debe causar el IVA sobre el valor comercial del bien, lo que abre la posibilidad de trasladar este costo.
Caso 2: La empresa emisora asume el IVA del regalo (valor $0 para el cliente)
Valor Unitario de regalo: 33,00.00 (No se refleja gráficamente en la Factura Electrónica)
IVA: 6,270.00 (19%)
Descuento: 6,270.00 (Empresa Asume el valor del IVA)
Total a Pagar: 6,270.00
Este es el caso más frecuente y beneficioso para el receptor del obsequio. Aquí, la empresa que entrega el regalo asume por completo el IVA asociado a este. Para el cliente, el valor total a pagar en la factura de regalo es de $0, dado que el IVA no se le traslada. Esta práctica se utiliza cuando se busca ofrecer un beneficio completamente exento de costos adicionales para el receptor.
Desde la perspectiva de la contabilidad empresarial, la empresa registra este IVA como un costo propio. La legislación colombiana permite en ciertos casos la deducción fiscal de estos gastos. Los gastos por atenciones pueden ser deducibles en el impuesto de renta, con un límite sobre los ingresos fiscales netos y efectivamente realizados, siempre que estén debidamente soportados y se relacionen con el giro ordinario del negocio. NumRot facilita la emisión de estas facturas electrónicas, asegurando que reflejen correctamente el valor cero para el cliente y el adecuado registro interno del IVA asumido por la empresa, en cumplimiento de la normativa para el envío de ítems en cero.
En NumRot, somos más que un software de facturación electrónica; somos un aliado estratégico para optimizar los documentos inteligentes de las empresas. Entendemos los desafíos de una contabilidad eficiente y cómo el manejo adecuado de cada detalle, incluida la factura de regalo, impacta directamente en la operación de los negocios.
Te invitamos a seguir nuestro blog para profundizar en este y otros temas cruciales de la facturación electrónica y la gestión de documentos inteligentes. Si tienes preguntas específicas o deseas explorar cómo NumRot puede transformar la forma en que manejas tus procesos contables, no dudes en comunicarte con nosotros. Estamos listos para brindar la información y el soporte que se necesita para una gestión fiscal y contable superior.
